Oulun kulttuurisäätiö sr

Y-tunnus 3246820-6

Torikatu 18 1 krs., 90100 Oulu

+358 40 167 6827

oulu2026@ouka.fi

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. (2379356-8)

Yrjönkatu 27

00101 Helsinki

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. käyttää seuraavia henkilötietojen käsittelijöitä:

- Amazon Web Services, sähköpostien lähettäminen hakujärjestelmään rekisteröityneille käyttäjille

- NETS, henkilöiden tunnistautuminen myönnettyjen apurahojen ja stipendien maksatuspyynnön yhteydessä

- Telia Cygate / Telia, kaiken rekisterissä olevan tiedon säilyttäminen Telian servereillä

2. Tietosuojasta vastaava

Mika Vierimaa, säätiön hallinto- ja talouspäällikkö

mika.vierimaa@oulu2026.eu

Avustus- ja apurahahakijarekisteri sekä avustus- ja apurahasaajarekisteri

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään säätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi. Säätiöllä on myös lakisääteinen velvollisuus kerätä henkilötietoja muun muassa myönnetyistä avustuksista ja apurahoista viranomaisille tehtävien ilmoituksien takia.

Avustus- ja apurahahakijarekisteri:

Oulun kulttuurisäätiölle osoitettujen avustus- ja apurahahakemusten rekisteri avustus- ja apurahapäätösten tekemistä varten.

Avustus- ja apurahasaajarekisteri:

Myönnettyjen avustusten ja apurahojen seurantaa ja maksatuksia sekä viranomaisille tehtävien avustus- ja apurahamaksuilmoitusten tekemistä varten. Tämän lisäksi mahdollinen tilastointi- ja tutkimuskäyttö.

Avustus- ja apurahahakijarekisteri:

Avustus- tai apurahahakijan nimi, arvo tai ammatti, yhteystiedot, henkilötunnus tai y-tunnus, sukupuoli (vapaaehtoinen), haetun avustuksen tai apurahan käyttötarkoitus tai laatu, haetun avustuksen tai apurahan summa ja hakemisaika, hakijan suorittamat tutkinnot, suosittelijat, hakijan ilmoittamat kolmen edellisen vuoden aikana saadut rahoitukset, hakijan ilmoittamat vireillä olevat muut avustus- tai apurahahakemukset, suosittelut ja lausunnot, muut mahdolliset avustus- tai apurahahakijan lähettämät

hakemuksen liitteet (tutkintotodistukset, ansioluettelot, portfoliot, tutkimus- tai hankesuunnitelma, julkaisuluettelo, toimintakertomukset yms.) ja mahdolliset sähköpostiviestit säätiön ja hakijan välillä tarpeellisilta osin.

Avustus- ja apurahasaajarekisteri:

Edellisten tietojen lisäksi avustuksen tai apurahan myöntöpäivä ja summa, avustuksen tai apurahan maksuyhteystiedot sekä väli- ja loppuraportit.

Tiedot saadaan säännönmukaisesti avustus- tai apurahahakijalta sekä tarvittaessa muilta rahoitustahoilta. Ulkopuolisen suosituksenantajan ja suosituksen tiedot saadaan avustus- tai apurahahakijan pyynnöstä suosituksenantajalta. Lähettämällä hakemuksen tai maksatuspyynnön hakija suostuu siihen, että hänen tietojaan käsitellään käyttötarkoitusten mukaisella tavalla.

Eväste on pieni tiedosto, jonka verkkosivusto varastoi vierailijan tietokoneelle ja jonka vierailijan selain tarjoaa verkkosivulle joka kerta vierailijan vieraillessa sivustolla. Oulun kulttuurisäätiö käyttää verkkosivuillaan evästeitä seuratakseen säätiön verkkosivujen ja niiden yhteydessä toimivan apurahajärjestelmän liikennettä. Evästeitä ei käytetä markkinointiin tai mainostamiseen. Evästeet voi poistaa käytöstä tai asettaa selaimen

asetuksista evästeille hälytyksen.

Avustus- ja apurahahakemusten ja myönnettyjen avustusten ja apurahojen tietoja käsittelevät Oulun kulttuurisäätiön henkilökunta, hallitus, ulkopuoliset asiantuntijat, tilitoimiston nimetyt käyttäjät, tilintarkastajat, toiset apurahojen myöntäjät sekä sähköisten järjestelmien ylläpitäjät, joiden kanssa on tehty sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Tietoja luovutetaan vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä. Tietoja saatetaan joutua luovuttamaan viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys.

Kaikilla edellä mainituilla tietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus koskien säätiön rekistereihin rekisteröityjen henkilötietoja.

Maksetut avustukset ja apurahat ilmoitetaan verohallinnolle verolakien mukaisesti. Myönnettyjen avustusten ja apurahojen saajat ja määrät sekä mahdollisesti myös tutkimuksen/hankeen tiivistelmät julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja vuosikertomuksessa. Säätiö voi luovuttaa tietoja toisille avustusten tai apurahojen myöntäjille.

Oulun kulttuurisäätiö käsittelee ja säilyttää henkilötietoja pääsääntöisesti EU:n tai Euroopan talousalueella. Säätiö voi kuitenkin käyttää palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja myös näiden alueiden ulkopuolella. Tällöin tietojen suojaamisesta huolehditaan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Oulun kulttuurisäätiö suojaa tietoja tarpeellisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Hakemusjärjestelmän toimittaja huolehtii henkilötietojen käsittelijänä sopimuksen mukaisesti omalta osaltaan tietojen suojauksesta tarpeellisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein ja käsittelee tietoja ainoastaan säätiön kanssa tehdyn sopimuksen ja toimeksiantojen mukaisesti. Henkilötietoja käsittelevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus.

Manuaalinen aineisto säilytetään Oulun kulttuurisäätiön toimiston lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

Hylättyjä avustus- ja apurahahakemuksia koskevat tiedot poistetaan hakemusvuoden päättyessä, lukuun ottamatta tilastointia ja tieteellistä tai historiallista tutkimustarkoitusta varten tarvittavia tietoja.

Myönnetyistä avustuksista ja apurahoista säilytetään tiedot kirjanpitolain edellyttämän ajan (mm. hakijan tiedot, myöntämisperusteet).

Päätöspöytäkirjojen liitetiedot säilytetään pysyvästi.

Avustus- ja apurahahakijoilla ja niiden saajilla on vuosittain oikeus tarkastaa itseään koskevat Oulun kulttuurisäätiön rekistereissä olevat tiedot. Säätiö ei luovuta hakemuksesta tehtyjä arvioita tai lausuntoja hakijoille.

Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen:

Hallinto- ja talouspäällikkö Mika Vierimaa

Oulun kulttuurisäätiö sr

Torikatu 18, 1 krs.

90100 Oulu

Avustus- ja apurahahakijoilla ja niiden saajilla on oikeus vaatia Oulun kulttuurisäätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista.

Korjauspyyntö on tehtävä yksilöidysti ja henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen:

Hallinto- ja talouspäällikkö Mika Vierimaa

Oulun kulttuurisäätiö sr

Torikatu 18, 1 krs.

90100 Oulu

Oulun kulttuurisäätiö voi pyynnöstä poistaa hakijan/avustuksensaajan/rekisteröidyn tiedot rekisteristään, mikäli jokin seuraavista perusteista täyttyy:

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin,

• rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, johon käsittely on perustunut,

eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta,

• henkilötietoja on käytetty lainvastaisesti.

Pyyntö on tehtävä yksilöidysti ja kirjallisesti henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen:

Hallinto- ja talouspäällikkö Mika Vierimaa

Oulun kulttuurisäätiö sr

Torikatu 18, 1 krs.

90100 Oulu

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet